Ricevuta Affitto Excel - Modello Gratuito (2026)

Apri il foglio Archivio ricevute (Figura 1). Le righe operative vanno dalla 9 alla 108 e le colonne da A a T sono destinate agli input: inserisci ID ricevuta, data pagamento, locatore, conduttore, immobile, periodo, canone, oneri accessori, deposito rimborsabile, modalità di pagamento, cedolare secca, bollo, identificativo del contrassegno e note. Le colonne O e U sono calcolate: Totale ricevuto somma L, M e N soltanto se lo Stato controllo è Riga valida; la colonna U segnala invece Riga vuota, Input incompleti, Valori non numerici, Valori fuori dominio o ID duplicato. I riepiloghi nella riga 4 conteggiano e sommano esclusivamente le righe valide. I menu di P, Q e R utilizzano gli elenchi del foglio Parametri: modalità di pagamento, cedolare secca e bollo applicato.

Nel foglio Ricevuta (Figura 2) inserisci o seleziona l'ID nella cella B3. La cella E3 mostra lo stato del controllo e le formule compilano i campi di locatore, conduttore, immobile, periodo, importi, pagamento, cedolare e bollo soltanto per un ID valido. Se l'ID è duplicato, non trovato o associato a una riga non valida, il documento non viene compilato. Il foglio Parametri (Figura 3) consente di modificare manualmente gli elenchi e i valori informativi: soglia bollo di 77,47 euro e importo ordinario di 2 euro. Questi valori non assolvono automaticamente l'imposta.

Una ricevuta affitto Excel serve soprattutto quando i pagamenti non sono gestiti da un software immobiliare e le informazioni finiscono in file separati, messaggi o copie cartacee. Il locatore che amministra due o tre appartamenti può annotare ogni quietanza in modo rapido; l'amministratore di immobili può usare le 100 righe predisposte per mantenere nello stesso registro ricevute relative a più unità, purché utilizzi ID univoci e inserisca correttamente i dati del contratto.

Il foglio Archivio ricevute è organizzato per seguire il flusso reale del pagamento. Prima registri l'ID e la data, poi i soggetti della locazione, l'indirizzo e il comune dell'immobile, quindi il periodo da-a e le componenti economiche. La separazione tra Canone, Oneri accessori e Deposito rimborsabile evita di trattare come canone somme che hanno una funzione diversa. Il Totale ricevuto è una colonna di risultato, non un campo da compilare.

Questa distinzione è utile anche per il responsabile amministrativo di una piccola società immobiliare. Il riepilogo della riga 4 mostra separatamente il totale dei canoni, degli oneri accessori, dei depositi rimborsabili e degli incassi complessivi. Se, per esempio, una ricevuta contiene 850 euro di canone, 50 euro di oneri e 200 euro di deposito, il registro conserva le tre voci distinte e calcola 1.100 euro come totale ricevuto, senza inglobare il deposito nel canone.

La Figura 1 mostra inoltre il conteggio degli stati di controllo. Puoi filtrare l'archivio sulle colonne A-U e intervenire sulle sole righe che riportano un'anomalia. La modalità di pagamento può essere selezionata tra Bonifico, Contanti, Assegno, Carta e Altro; per un assegno il valore preimpostato dell'elenco comprende anche Da verificare negli altri campi previsti.

Quando devi predisporre una quietanza, non ricopi i dati. Nel foglio Ricevuta selezioni l'ID e controlli il risultato. La Figura 2 riporta locatore, conduttore, immobile, periodo, importi, modalità di pagamento, cedolare secca, bollo e identificativo del contrassegno, oltre allo spazio per la firma del locatore. Il file non genera PDF e non invia documenti: la stampa del foglio è un'operazione successiva gestita da Excel.

Il foglio Parametri tratta il bollo come informazione da verificare, non come calcolo fiscale automatico. Riporta una soglia ordinaria di 77,47 euro e un importo di 2 euro, entrambi modificabili manualmente, con una nota che richiama la necessità di considerare le eccezioni applicabili. Se una quietanza distinta supera 77,47 euro e non rientra in un'esenzione, il valore indicativo del bollo ordinario riportato nel file è 2 euro.

La colonna Bollo applicato dell'archivio non applica l'imposta. Serve a registrare la situazione operativa, insieme all'Identificativo contrassegno. La ricevuta visualizza questi dati nel foglio Ricevuta, ma la nota finale chiarisce che la registrazione del bollo e del contrassegno non costituisce assolvimento automatico. Non usare quindi il modello come prova di pagamento dell'imposta senza verificare l'adempimento effettivamente eseguito.

La selezione Cedolare secca è anch'essa informativa. Il foglio Parametri specifica che il valore Sì non determina automaticamente l'esenzione della ricevuta: cedolare secca e imposta di bollo non devono essere trattate come un'unica scelta automatica nel registro. Per questo il file mantiene due campi distinti, Q per la cedolare e R per il bollo.

Il riferimento informativo riportato nel foglio Parametri è la risposta n. 129/2024 dell'Agenzia delle Entrate. Il documento non sostituisce le verifiche sull'obbligo concreto e non aggiorna automaticamente soglie, aliquote o prassi. Se l'importo della quietanza comprende 850 euro di canone, 50 euro di oneri e 200 euro di deposito, la soglia deve essere valutata sulla quietanza e sulla sua struttura documentale, mentre il registro conserva separatamente le tre componenti.

Dal punto di vista tecnico, il controllo più importante precede la stampa. La cella E3 del foglio Ricevuta recupera lo stato associato all'ID; le formule nelle celle dei dati mostrano i valori soltanto quando lo stato è Riga valida. Se l'ID è duplicato o la riga contiene errori, il documento resta vuoto invece di presentare una quietanza apparentemente completa. Questa scelta è preferibile alla stampa con dati parziali, perché rende visibile il problema prima della firma.

Nei registri delle locazioni l'errore più dannoso non è la somma sbagliata, ma l'identificazione incerta della ricevuta. Se riutilizzi lo stesso ID per due pagamenti, il controllo segnala ID duplicato e il foglio Ricevuta non deve essere usato per stampare una quietanza. Un codice come RA-2026-001 deve quindi restare associato a una sola riga; per il pagamento successivo serve un nuovo identificativo.

Un secondo problema nasce quando il deposito cauzionale viene inserito nel campo Canone. Il modello prevede tre colonne diverse: L Canone, M Oneri accessori e N Deposito rimborsabile. Con 850 euro di canone, 50 euro di oneri e 200 euro di deposito, il totale in O è 1.100 euro, ma il riepilogo dei canoni resta 850 euro e quello dei depositi resta 200 euro. Inserire 1.100 nella colonna Canone falserebbe entrambi i riepiloghi.

Capita anche di digitare importi con testo aggiuntivo, ad esempio “850 euro”, invece del numero 850. La convalida delle colonne L:N accetta valori decimali non negativi e lo stato può classificare il valore come non numerico; in quel caso il totale non deve essere considerato disponibile. Inserisci esclusivamente il numero nella cella e lascia che il formato monetario mostri il simbolo dell'euro.

Le date richiedono un controllo distinto. Le colonne B, J e K hanno convalida data: inserisci la data del pagamento in B, l'inizio del periodo in J e la fine in K. Non sostituire le date con descrizioni testuali come “mese corrente”, perché il foglio Ricevuta deve recuperare valori coerenti e leggibili nel documento finale.

Un altro errore frequente consiste nel selezionare Carta, Contanti o Bonifico senza verificare il movimento effettivo. Il menu riduce le varianti di scrittura, ma non dimostra che il pagamento sia avvenuto. La ricevuta registra la modalità dichiarata nel campo P; la prova del pagamento resta documentale e deve essere conservata separatamente.

Infine, non stampare il foglio Ricevuta appena l'ID è stato digitato. Prima leggi E3, controlla il periodo, i soggetti, gli importi e il campo Identificativo contrassegno. La formula di richiamo è progettata per non mostrare dati quando l'ID non è valido: se compaiono campi vuoti, correggi l'archivio invece di completarli manualmente nella ricevuta.