Noleggio Auto Excel - Modello Gratuito (2026)

Apri il foglio Istruzioni per leggere le otto indicazioni operative. Nel foglio Noleggi (Figura 1) inserisci nelle celle gialle le colonne A-K, M-P, R-S, U, X-Z, AC e AF: ID, stato, cliente, codice fiscale o partita IVA, località, targa, categoria, date e ore, convenzione, chilometri, tariffe, IVA, pagamenti, scadenza e note. Le colonne L, Q, T, V, W, AA, AB, AD e AE sono calcolate.

La durata usa INT sulle date: con Giorni aggiunge 1, mentre con Notti calcola la differenza senza aggiunta. Il supplemento Q applica la tariffa P ai chilometri oltre M più O; T somma durata, tariffa base, servizi extra e supplemento, V calcola l'IVA e W il totale lordo. AA somma acconto e saldo, AB determina il residuo e AD indica Da incassare, Parziale o Saldato. La cauzione X resta separata.

Nel foglio Flotta (Figura 2) compila targa, marca e modello, categoria, anno, alimentazione, disponibilità, chilometri, revisione e note. Il controllo in J segnala righe vuote, targhe mancanti o duplicate, dati incoerenti e revisioni mancanti. Nel foglio Riepilogo (Figura 3) imposta anno, data iniziale e data finale: gli indicatori, i mesi e i due grafici considerano le date di ritiro comprese nel periodo.

Il foglio Noleggi è adatto al banco di un autonoleggio, alla segreteria di una concessionaria e al responsabile amministrativo che deve seguire prenotazioni, consegne e riconsegne. Una riga contiene l'intero ciclo economico del contratto: il cliente, la targa, le città di ritiro e riconsegna, le date, i chilometri iniziali e finali, la tariffa base e i servizi aggiuntivi. Il codice fiscale o la partita IVA resta nello stesso record del noleggio, evitando il ricorso a un secondo elenco per risalire al documento del cliente.

La struttura gestisce fino alla riga 201 per i noleggi e fino alla riga 104 per la flotta. Le righe predisposte non equivalgono a contratti già registrati: devi compilare gli input e controllare l'esito in AE prima di usare i valori nel riepilogo. Il filtro automatico sulla riga 4 permette di isolare, per esempio, i contratti In corso o quelli con stato pagamento Da incassare.

Per un responsabile operativo, la distinzione tra giorni e notti evita di applicare la stessa regola a contratti diversi. La durata non usa le ore per conteggiare le unità: un ritiro alle 12:00 e una riconsegna alle 09:00 viene trattato secondo le date calendario e la convenzione selezionata. Questa scelta va confrontata con le condizioni contrattuali applicate dall'impresa.

Il foglio Flotta completa il controllo organizzativo. La targa è il collegamento pratico tra disponibilità del veicolo e contratto; la data revisione e i chilometri attuali aiutano il personale a individuare i mezzi da verificare prima dell'assegnazione. Le categorie includono Citycar, Berlina, SUV, Monovolume, Furgone e Altri.

Il Riepilogo serve alla lettura gestionale, non alla sostituzione della contabilità. Mostra noleggi validi, totale lordo, totale incassato, residuo, cauzioni registrate e supplementi chilometrici; le cauzioni non sono rimborsi già dovuti e il loro rimborso deve essere controllato manualmente. Anche i contratti annullati e le righe non valide vengono esclusi dai totali previsti.

Il calcolo economico parte dalla durata e dalla tariffa. Per la riga con 35.600 km iniziali, 35.980 km finali e 300 km inclusi, l'eccedenza è di 80 km; con tariffa extra di 0,30 euro il supplemento è 24 euro. Il modello usa questa logica nella colonna Q, applicando MAX(0, chilometri finali meno iniziali meno inclusi), quindi non genera un extra negativo quando il limite contrattuale non è superato.

Il totale imponibile T somma tariffa base per durata, servizi extra e supplemento chilometrico. La colonna U contiene l'aliquota IVA come valore decimale da 0 a 1; V moltiplica imponibile per aliquota e W somma imponibile e IVA. L'aliquota non è preimpostata come regola universale: devi inserire quella applicabile al contratto e verificare la documentazione fiscale dell'operazione.

Il conteggio temporale usa INT(Data riconsegna) meno INT(Data ritiro). Con la convenzione Giorni viene aggiunto un giorno, mentre Notti resta la differenza delle date. Le ore presenti nelle celle I e J non aumentano il conteggio. Il riepilogo considera invece il valore della data e include anche l'ultimo giorno del periodo tramite un limite superiore esclusivo, così un ritiro con orario nell'ultimo giorno non viene perso.

Il controllo AE verifica la presenza dell'ID e la sua unicità, cliente, targa, date numeriche, chilometri, tariffe, aliquota e altri campi richiesti. Le date invertite, i contachilometri incoerenti e i dati fuori dominio rendono la riga non utilizzabile nei riepiloghi. In Flotta, J controlla targa, duplicati, anno, chilometri, revisione e completezza dei dati.

Il pagamento segue una logica distinta dalla cauzione: AA somma solo acconto e saldo, mentre X è una cauzione rimborsabile separata. AD indica Saldato quando il residuo è zero, Parziale quando esiste un incasso ma resta un importo e Da incassare quando non risultano incassi. Una scadenza AC vuota non viene trattata come ritardo; il riepilogo degli aperti in ritardo richiede una scadenza valorizzata e non considera Completato o Annullato.

Un errore frequente consiste nel registrare la cauzione come acconto. Nel file la cauzione è nella colonna X, mentre acconto e saldo sono Y e Z: se inserisci 400 euro di cauzione in Y, il totale incassato aumenta artificialmente e il residuo diminuisce senza che il cliente abbia pagato il noleggio. La causale del movimento deve quindi guidare la colonna utilizzata.

Un secondo problema riguarda i chilometri. Con 35.600 km iniziali, 35.980 km finali e 300 km inclusi, la differenza eccedente è 80 km, non 380 e non 300; a 0,30 euro per chilometro il supplemento corretto è 24 euro. Inserire direttamente l'importo in Q rompe il collegamento con il contratto e rende difficile verificare la riconsegna.

Capita anche di scegliere Giorni per un contratto tariffato a notti. La formula non può correggere una convenzione selezionata male: Giorni usa il conteggio inclusivo, Notti usa la differenza tra date. Una riconsegna il 2 gennaio dopo un ritiro il 31 dicembre produce due notti; se il contratto prevede una diversa franchigia oraria, quella regola va applicata nei dati contrattuali e non ricostruita modificando la formula.

Gli ID duplicati sono un altro errore concreto. Copiare una riga e cambiare soltanto il cliente lascia due contratti con lo stesso identificativo; AE segnala la situazione e il Riepilogo esclude la riga non valida. Lo stesso controllo impedisce di usare date o tariffe memorizzate come testo: il contenuto può sembrare corretto a video, ma non viene trattato come numero dalle formule.

Nel registro Flotta, una targa duplicata può collegare il contratto al veicolo sbagliato. Prima di assegnare una vettura verifica A, F, G e H: targa, disponibilità, chilometri e revisione. Infine, non leggere una scadenza vuota come ritardo e non interpretare A11 del Riepilogo come rimborso da effettuare: il campo indica cauzioni registrate e non traccia automaticamente la restituzione.