Gestione Affitti Excel - Modello Gratuito (2026)

Quando apri il file, trovi tre fogli. Il foglio Registro affitti (Figura 1) contiene le colonne da A a R: ID contratto, immobile, indirizzo, città, codice fiscale, partita IVA, nominativo o ragione sociale, date contrattuali, giorno di scadenza, canone, spese, IVA, totale, ultima scadenza saldata, scadenza del mese, stato e note. Compila le celle di inserimento, distinguibili dal colore guida, lasciando alle colonne N, P e Q le formule già presenti.

In N il totale è calcolato come canone più spese più canone moltiplicato per l’IVA. In P il file usa la data presente in Liste e istruzioni!B12 e limita il giorno della scadenza alla fine del mese: con riferimento 27/02/2026 e giorno 31, la scadenza diventa 28/02/2026. In O inserisci la data della mensilità interamente saldata; se O è 28/02/2026, la mensilità con P uguale a 28/02/2026 risulta Pagato.

Il foglio Riepilogo (Figura 2) mostra gli indicatori e due grafici: uno per il canone mensile complessivo per città e uno per il numero di contratti per stato. I valori B7 e B8 rappresentano mensilità nominali classificate, non incassi bancari reali. Il foglio Liste e istruzioni (Figura 3) contiene aliquote modificabili, stati, data di riferimento, preavviso e limiti operativi del modello.

La gestione affitti Excel è utile quando possiedi più unità immobiliari o amministri contratti per conto di altri proprietari. Un locatore con 12 appartamenti può avere 12 canoni, 12 date di scadenza, spese condominiali diverse e contratti con date di fine non coincidenti. Tenere questi dati in messaggi, estratti conto e fogli separati rende difficile capire quale mensilità sia effettivamente coperta.

Nel foglio Registro affitti ogni riga rappresenta un contratto. L’ID contratto consente di richiamare una posizione senza confondere due immobili nella stessa città, mentre indirizzo e nominativo collegano la riga alla situazione concreta. Il responsabile amministrativo può filtrare la colonna Q per isolare le posizioni In ritardo o Da verificare e usare la colonna R per annotare una verifica da completare, senza alterare le formule.

Il modello gestisce fino alla riga 500, quindi 499 righe operative oltre all’intestazione. Le formule di N, P e Q sono già estese su tutte queste righe. Per esempio, un contratto con canone di 1.250 euro, spese di 120 euro e IVA pari a zero produce un importo mensile totale di 1.370 euro; un secondo contratto da 980 euro più 85 euro produce 1.065 euro.

Il foglio Riepilogo è rivolto a chi deve controllare il portafoglio senza ricostruire i dati manualmente. B5 conta i contratti registrati, B6 somma il totale nominale mensile di tutti i contratti e le sezioni per città mostrano numero di contratti e canone mensile complessivo. La Figura 2 evidenzia anche la distribuzione degli stati, utile per organizzare i solleciti.

Per un commercialista, il file può servire come prospetto operativo fornito dal cliente; per un proprietario, come registro di controllo delle scadenze; per un amministratore, come base di una verifica mensile. Non sostituisce il registro degli incassi: la data O presume saldate anche le mensilità precedenti e non descrive pagamenti parziali o arretrati storici.

La logica tecnica del modello parte dalla data di riferimento in Liste e istruzioni!B12. La cella contiene inizialmente la funzione TODAY(), ma puoi sostituirla con una data precisa per ricostruire una situazione mensile. La colonna P costruisce la scadenza usando anno e mese di B12, insieme al giorno indicato in J. Se J vale 31 e il mese termina il 28, 29 o 30, la formula applica la funzione EOMONTH e riduce il giorno all’ultimo giorno disponibile.

La classificazione Q segue una sequenza precisa. Se mancano P o H, lo stato è Da verificare; se la scadenza è prima dell’inizio del contratto o dopo la fine, è Non attivo; se O copre P, è Pagato; se P è precedente a B12 e non è stata saldata, è In ritardo; negli altri casi è Da pagare. Questa scelta evita di chiamare in ritardo una mensilità futura. Con riferimento 27/02/2026, giorno 31 e nessuna data O, la riga è Da pagare per il 28/02/2026; con O pari a 28/02/2026 diventa Pagato.

B13 contiene i giorni di preavviso, inizialmente 30, con un limite ammesso da 0 a 3650. B9 conta le mensilità Da pagare comprese tra la data di riferimento e la data ottenuta aggiungendo il preavviso. Non è un calcolo della durata del contratto né un avviso giuridico di disdetta: il termine effettivo dipende dal contratto e dalla disciplina applicabile.

Il file non calcola cedolare secca, imposte sui canoni, registrazione del contratto, F24, ritenute, comunicazioni all’Agenzia delle Entrate o fatturazione elettronica tramite SdI. Per le locazioni abitative, la cedolare secca e il regime ordinario hanno effetti fiscali diversi; il modello conserva soltanto il campo IVA applicata, con elenco modificabile 0%, 4%, 5%, 10% e 22%, senza determinare il trattamento corretto del contratto.

Il riepilogo B7 e B8 lavora sulle mensilità nominali associate allo stato, non sui movimenti bancari. Non vengono calcolati arretrati storici, interessi di mora, ratei del primo o ultimo mese, riproporzionamenti, pagamenti parziali o riconciliazioni con l’estratto conto. Per questi casi serve un registro separato collegato a ricevute, quietanze e movimenti effettivi.

Un errore frequente consiste nell’inserire in O la data del bonifico invece della mensilità coperta. Se il conduttore esegue un bonifico il 25/02/2026 ma paga la mensilità di marzo, la data bancaria non descrive automaticamente la scadenza saldata. O deve contenere la data della mensilità interamente saldata secondo la logica usata dal registro; la riconciliazione tra data valuta, causale e periodo coperto va conservata altrove.

Un secondo errore riguarda i pagamenti parziali. Se il canone è 1.250 euro e vengono versati soltanto 700 euro, inserire comunque la scadenza in O fa risultare Pagato l’intero importo nominale. Il modello non registra saldi parziali: mantenere quella data produce un esito incoerente tra Q e situazione bancaria. In questo caso lascia O non coprente e annota la posizione in R, conservando il dettaglio in un registro separato.

Capita anche di confondere B6 con gli incassi. Con tre contratti da 1.370, 1.065 e 845 euro, B6 può mostrare 3.280 euro come totale nominale mensile anche se nessun pagamento è ancora arrivato. B7 e B8 distribuiscono quell’importo in base agli stati, ma non leggono l’estratto conto e non sottraggono insoluti parziali.

Un errore di calendario appare quando si copia manualmente il giorno 31 in ogni mese. La formula di P risolve il problema: per febbraio 2026 usa il 28/02/2026, non una data inesistente. Non modificare P per correggere la scadenza: verifica J e la data di riferimento B12. Se il contratto inizia dopo la scadenza del mese o termina prima, Q restituisce Non attivo, perché la data mensile è fuori dall’intervallo H-I.

Un’altra anomalia nasce da H o I mancanti, da un giorno J non compreso tra 1 e 31 o da un’aliquota inserita fuori dalle liste. Q restituisce Da verificare quando mancano dati necessari; correggere la causa è preferibile a forzare manualmente lo stato. Infine, non usare le righe dimostrative come contratti reali: gli esempi con ID AFF-001, AFF-002 e AFF-003 devono essere sostituiti o cancellati prima di una verifica del portafoglio.