Gestione Commesse Excel - Modello Gratuito (2026)

All'apertura trovi 5 fogli. Il foglio Istruzioni descrive la sequenza di lavoro e chiarisce quali celle compilare. In Commesse, mostrato nella Figura 1, inserisci nelle colonne A-K l'ID commessa, il cliente, la descrizione, il responsabile, la città, le date, lo stato, l'avanzamento e i budget netti. Le colonne L-Q sono calcolate: ricavi consuntivi, costi consuntivi, margine, margine percentuale, scostamento costi e stato scadenza.

Nel foglio Movimenti, mostrato nella Figura 2, registri ogni documento o costo con ID movimento, ID commessa, tipo, data, categoria, descrizione, importo netto, aliquota IVA, fornitore o cliente, stato pagamento e note. Le colonne I e J calcolano rispettivamente IVA e totale documento. Il foglio Riepilogo, mostrato nella Figura 3, legge i dati operativi e presenta indicatori, conteggi per stato e un grafico basato su budget ricavi e costi consuntivi.

Il foglio Parametri, mostrato nella Figura 4, contiene gli stati commessa, i tipi Costo e Ricavo, gli stati di pagamento e le aliquote IVA di riferimento. Se modifichi B7, B8, B10 o B11 devi aggiornare anche i valori già presenti nelle righe operative, perché sono chiavi usate dalle formule. La Figura 5 mostra il foglio Istruzioni. Il valore dello stato pagamento è descrittivo: non determina automaticamente incassi o pagamenti nei riepiloghi.

Il grafico confronta budget ricavi e costi consuntivi aggregati per stato della commessa; usa tutte le righe operative, raggruppate nei cinque stati del riepilogo.

Una cartella per la gestione commesse Excel serve quando il lavoro aziendale è organizzato per incarichi con un cliente, una consegna e un budget specifici. Il responsabile di commessa può usare il foglio Commesse per mantenere l'anagrafica operativa, mentre l'amministrazione registra nel foglio Movimenti gli acconti, le fatture, i servizi esterni, il personale e gli altri costi imputabili. L'ID commessa diventa il collegamento tra i due fogli: COM-001, per esempio, identifica sempre lo stesso incarico nelle righe di ricavo e di costo.

Il flusso è adatto a un'impresa di allestimenti, a uno studio di architettura, a una società di consulenza, a un'azienda di impianti o a un artigiano che lavora su più cantieri. Il titolare guarda il margine complessivo; il project manager controlla avanzamento e consegna; il responsabile acquisti verifica i costi consuntivi rispetto al budget; l'ufficio amministrativo utilizza categoria, fornitore o cliente e stato pagamento per ricostruire la documentazione.

La distinzione tra budget e consuntivo evita una lettura sbagliata dei risultati. Se una commessa ha un budget ricavi di 42.000 euro e un budget costi di 25.000 euro, il margine preventivato è 17.000 euro. Se nei Movimenti vengono registrati 18.000 euro di ricavi e 10.000 euro di costi, le formule mostrano un margine consuntivo di 8.000 euro: non devi sostituire il budget con il dato realizzato.

L'avanzamento percentuale è un input manuale. Un valore pari a 0,65 rappresenta il 65% di avanzamento fisico, ma non certifica automaticamente lo stato economico o l'avvenuta fatturazione. Per questo è utile confrontare tre letture diverse: avanzamento del lavoro, ricavi consuntivi e costi consuntivi. Una commessa al 70% con costi già al 90% del budget richiede una verifica immediata, anche se la data di consegna è ancora futura.

Nel foglio Riepilogo trovi il numero delle commesse, il budget ricavi totale, i costi consuntivi, il margine totale, le commesse in ritardo e l'avanzamento medio. Il riepilogo per stato separa Pianificata, In corso, Sospesa, Completata e Annullata. Questa lettura è più utile di un totale unico quando devi decidere quali incarichi richiedono una riunione operativa e quali sono solo in fase di pianificazione.

Il foglio Movimenti lavora su importi netti e calcola l'IVA nella colonna I moltiplicando l'importo netto per l'aliquota inserita nella colonna H. La colonna J somma imponibile e IVA e restituisce il totale documento. Con un imponibile di 7.200 euro e aliquota del 22%, il calcolo produce 1.584 euro di IVA e 8.784 euro di totale. Il risultato è un supporto di registrazione, non una determinazione automatica del trattamento fiscale.

Le aliquote presenti nel foglio Parametri sono 22%, 10%, 5% e 4%. In Italia l'aliquota applicabile dipende dalla natura del bene o del servizio, dal cliente e dalla documentazione dell'operazione; non devi scegliere il 22% solo perché è il valore più frequente. La fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio e gli adempimenti previsti dal DPR 633/1972 non sono eseguiti dal file. Il modello non genera fatture, F24, registri IVA o comunicazioni LIPE.

La formula dei ricavi consuntivi somma l'importo netto delle righe Movimenti il cui ID commessa coincide e il cui Tipo corrisponde al valore contenuto in Parametri B11, inizialmente Ricavo. La formula dei costi usa Parametri B10, inizialmente Costo. Questa scelta mantiene separati imponibile e IVA: il margine nelle colonne N e O è calcolato sui valori netti, non sui totali comprensivi d'imposta.

Il foglio Parametri contiene anche B7 con il valore Completata e B8 con Annullata. La formula dello stato scadenza controlla prima lo stato: queste due commesse non vengono conteggiate come In ritardo anche se la data di consegna è passata. Per gli altri stati, una data mancante produce Data non impostata, una data precedente a OGGI() produce In ritardo, una data entro i 7 giorni produce In scadenza e una data successiva produce Nei tempi.

Se rinomini Ricavo in Incasso o Costo in Uscita, devi aggiornare le righe già compilate e mantenere coerenti i valori usati dalle formule. Lo stesso vale per Completata e Annullata. In termini di controllo interno, è preferibile trattare questi valori come codici di sistema e non come semplici etichette descrittive. Per la privacy, limita i dati personali nelle colonne Cliente, Fornitore/Cliente e Note al necessario e applica i principi del GDPR, in particolare minimizzazione e accesso controllato.

Un errore frequente è registrare un costo con l'ID della commessa sbagliato. Se il movimento appartiene a COM-002 ma nella colonna B viene scritto COM-02, la formula SOMMA.PIÙ.SE non lo associa a nessuna commessa: il documento resta nel registro, ma non aumenta i costi consuntivi di COM-002. Prima di inserire una riga controlla l'elenco a discesa e, a fine settimana, confronta il totale dei Movimenti con i documenti ricevuti.

Un secondo problema nasce dalla confusione tra importo netto, IVA e totale documento. Un costo imponibile di 2.800 euro al 22% genera 616 euro di IVA e un totale di 3.416 euro. Se inserisci 3.416 nella colonna G come importo netto, il modello calcola nuovamente l'IVA e porta il costo consuntivo a 3.416, cioè a un valore che non è più confrontabile con un budget costruito al netto. La colonna G deve contenere l'imponibile; le colonne I e J sono calcolate.

Capita anche di usare lo stato pagamento per misurare il margine o la liquidità. Una riga Ricavo con stato Da incassare entra comunque nei ricavi consuntivi, perché il calcolo utilizza ID commessa e Tipo, non la colonna L. Il margine economico e il flusso di cassa sono due analisi diverse: per una commessa con 18.000 euro di ricavo fatturato ma ancora non incassato, il margine può risultare positivo mentre la disponibilità finanziaria resta invariata.

Un'altra scorciatoia rischiosa consiste nel modificare direttamente le formule nelle colonne L-Q per correggere un risultato. Se il valore è inatteso, controlla prima ID, Tipo, importo netto e parametri. Con budget costi di 25.000 euro e costi consuntivi di 27.500 euro, lo scostamento costi deve risultare 2.500 euro; se compare zero, il problema è probabilmente nell'associazione del movimento o nel valore Costo contenuto in Parametri B10.

Infine, non interpretare automaticamente una commessa completata come una commessa puntuale. Quando lo stato H coincide con Completata, Q restituisce Completata e non segnala il ritardo. Se cambi lo stato solo dopo una verifica interna, conserva nelle Note la data effettiva di consegna o il motivo dello slittamento, perché il modello non mantiene uno storico delle modifiche. La data di consegna resta il riferimento per le commesse non completate e non annullate, mentre l'avanzamento percentuale rimane una valutazione manuale.