Gestione B&B Excel - Modello Gratuito (2026)

Apri il foglio Registro prenotazioni (Figura 1). Le colonne A-X comprendono ID prenotazione, stato, ospite, codice fiscale o identificativo, canale, camera, check-in, check-out, notti, ospiti, tariffa notte, pulizia addebitata, imposta di soggiorno per ospite/notte, acconto, saldo incassato, totali, stato saldo, note operative e controlli. Compila le celle di input, in particolare A-H, J-O e V; le colonne I, P-U e W-X contengono calcoli e verifiche. Le liste consentono di scegliere stato, canale e camera; le date devono rispettare l'ordine check-in prima del check-out.

Nel foglio Parametri (Figura 2) modifica B4 e B5 per definire il periodo del calendario, B7 per i costi effettivi dell'intero registro e l'elenco delle camere nelle righe 11-14. Tariffe, pulizie e imposta indicate per camera sono riferimenti manuali: non vengono trasferite automaticamente nel Registro prenotazioni. Il foglio Calendario occupazione (Figura 3) espone per ogni data e camera prenotazioni attive, occupazione, disponibilità e ricavo attribuito. Il foglio Riepilogo (Figura 4) calcola gli indicatori dell'intero registro e l'andamento mensile basato sul check-in. Il foglio Riepilogo contiene anche le istruzioni operative da seguire.

La gestione B&B Excel è utile quando il lavoro quotidiano passa da più canali: una richiesta diretta via telefono, una prenotazione da Booking.com, una conferma tramite Airbnb e qualche modifica comunicata per messaggio. Il titolare deve sapere quale camera è occupata, quante notti sono state vendute, quanto è già stato incassato e quale importo manca. Il Registro prenotazioni porta questi dati in una riga unica, collegando ospite, camera, periodo e importi.

Un gestore con 4 camere può avere contemporaneamente 15 o 20 soggiorni futuri. Senza un registro strutturato, è frequente aggiornare la disponibilità in un calendario e il saldo in una nota diversa, con il rischio di dimenticare un acconto o di lasciare una camera prenotata due volte. Nel file, invece, la colonna Camera usa l'elenco del foglio Parametri e le colonne Check-in e Check-out alimentano il Calendario occupazione.

Il foglio Calendario occupazione lavora per data e camera. Per ogni combinazione indica se esiste una prenotazione attiva, se la camera è occupata e quale tariffa notte viene attribuita. Il giorno di check-out non viene considerato come notte occupata: per un soggiorno dal 10 al 13, il calendario considera le notti del 10, 11 e 12, quindi 3 notti. Questa regola evita di trasformare la partenza di un ospite in un'ulteriore giornata di occupazione.

Il professionista che segue la contabilità può usare il Riepilogo come controllo gestionale, non come sostituto delle scritture fiscali. Ricavi e incassi dell'intero registro escludono le prenotazioni annullate; il riepilogo mensile attribuisce ricavi e pagamenti al mese del check-in. Questa impostazione è adatta a verificare l'andamento commerciale, ma non rappresenta un rendiconto dei flussi di cassa per data effettiva d'incasso.

La cartella distingue inoltre il supplemento di pulizia addebitato all'ospite dal costo sostenuto dal gestore. Se addebiti 25 euro di pulizia ma sostieni un costo reale di 18 euro, il primo importo resta nel totale della prenotazione; il costo da usare per il margine va inserito in Parametri B7 insieme agli altri costi effettivi dell'intero registro.

Il file contiene campi per tariffa notte, pulizia addebitata e imposta di soggiorno, ma non applica automaticamente aliquote fiscali o esenzioni. L'imposta di soggiorno è gestita tramite il valore inserito nella colonna M del Registro prenotazioni; il gestore deve verificare il regolamento del Comune competente, perché importi, soggetti obbligati, esenzioni, dichiarazioni e periodicità sono stabiliti localmente. Non devi trattare il valore indicato nel foglio Parametri come una tariffa normativa valida per ogni territorio.

La cella Parametri B6 è destinata all'aliquota IVA applicabile, ma il workbook non usa quel valore per calcolare gli importi del Registro. Per questo motivo il totale soggiorno deriva da notti per tariffa notte più pulizia addebitata, mentre il totale imposta deriva da notti per ospiti per imposta inserita nella riga. Se una tariffa imponibile è 100 euro e l'aliquota applicabile fosse il 10%, l'IVA teorica sarebbe 10 euro; questo calcolo non viene però prodotto automaticamente dal file e non va ricavato dal campo dell'imposta di soggiorno.

Per gli alloggi turistici restano rilevanti gli adempimenti verso gli enti competenti. I dati degli ospiti devono essere trattati secondo il GDPR, con una base giuridica appropriata, accessi limitati e tempi di conservazione coerenti con gli obblighi applicabili. Il codice fiscale o identificativo presente nella colonna D deve essere raccolto solo quando necessario e protetto: la cartella non implementa funzioni di anonimizzazione, cifratura o controllo degli accessi.

Il calendario impone un intervallo massimo di 366 giorni e una struttura di quattro camere, alimentata dalle righe Parametri A11:A14. Se imposti un periodo di 400 giorni, la cella B21 segnala “VERIFICARE: 1-366 giorni” e il periodo non deve essere considerato valido per l'analisi. La formula di occupazione usa la condizione check-in minore o uguale alla data e check-out maggiore della data: è la scelta corretta per contare le notti senza duplicare il giorno di partenza.

Il margine stimato del Riepilogo è calcolato come ricavi del registro meno costi effettivi inseriti in Parametri B7. Le pulizie addebitate non vengono sottratte come costi: se inserisci 2.000 euro di costi effettivi, il margine è ricavi meno 2.000 euro. Il valore è gestionale e non sostituisce il calcolo del reddito, la determinazione IVA o le registrazioni contabili richieste dal regime fiscale applicato.

Nel registro di un B&B gli errori più costosi non sono soltanto le somme sbagliate. Il primo riguarda le date: inserire il check-out uguale al check-in produce zero notti, mentre lasciare vuota una delle due date impedisce di calcolare gli importi. La colonna Controllo date restituisce “ERRORE DATE”; le colonne di calcolo restano vuote o segnalano “Verificare date”. Non correggere il risultato a mano: correggi le due date nella riga della prenotazione.

Un secondo errore nasce dal conteggio del giorno di partenza. Una prenotazione dal 2 al 5 è di 3 notti, non di 4. Se la tariffa è 98 euro, il soggiorno vale 294 euro prima della pulizia e dell'imposta; aggiungere una quarta notte porta a 392 euro e altera anche il calendario. Il foglio applica la differenza tra check-out e check-in, quindi il risultato corretto dipende dall'inserimento di date reali e coerenti.

La sovrapposizione può essere nascosta da nomi diversi della stessa camera. “Camera Roma” e “Roma” non sono la stessa voce per Excel: usa il menu della colonna Camera e non digitare varianti manuali. Se due righe assegnano la stessa camera a periodi che si intersecano, il controllo sovrapposizione segnala la situazione; una prenotazione annullata viene invece esclusa dal conteggio operativo.

Un errore frequente riguarda gli acconti. La colonna Pagato somma Acconto e Saldo incassato; con un totale prenotazione di 350 euro, un acconto di 100 e un saldo incassato di 150 producono 250 euro pagati e 100 euro residui. Se registri 350 nel saldo incassato dopo aver già inserito 100 come acconto, il file considera 450 euro pagati e porta il residuo a zero: il dato contabile della riga sarebbe quindi incoerente.

Non usare il Riepilogo mensile per ricostruire gli incassi bancari giornalieri. Una prenotazione con check-in il 28 e pagamento il 3 del mese successivo viene attribuita al mese del check-in, perché il prospetto mensile usa quella data per ricavi e pagamenti. Per il controllo reale del conto corrente devi confrontare separatamente le ricevute e i movimenti bancari.

Infine, non inserire il supplemento pulizia in Parametri B7 come costo. L'importo della colonna Pulizia addebitata è un ricavo della prenotazione; B7 deve contenere i costi effettivi sostenuti, comprese le pulizie. Confondere i due valori può ridurre artificialmente il margine: con 1.500 euro di ricavi, 300 euro di pulizie addebitate e 180 euro di costi reali, il margine corretto considera 180 euro di costo, non 300.