Portfolio Progetti Freelance Excel - Modello Gratuito - Gratis (2026)

Quando apri il file trovi quattro fogli. Nel foglio Progetti (Figura 1) inserisci nelle celle di input le colonne A-Q: ID progetto, Cliente, Città, Descrizione progetto, Categoria, Data inizio, Data consegna, Stato, Priorità, Preventivo, Ore stimate, Ore consuntive, Tariffa oraria, Link portfolio e Note operative. Le colonne N, Fatturato imponibile, e O, Avanzamento, sono calcolate automaticamente: il fatturato somma gli imponibili collegati allo stesso ID, mentre l'avanzamento divide le ore consuntive per quelle stimate.

Nel foglio Fatture e costi (Figura 2) registra ID movimento, ID progetto, tipo di movimento, numero documento, date, imponibile, costi diretti, aliquota IVA, stato e data di incasso o pagamento. Le formule nelle colonne J e K calcolano rispettivamente IVA e totale documento. Il foglio Dashboard (Figura 3) riepiloga 14 indicatori, compresi valore preventivato, fatturato imponibile, incassato, margine stimato, ore e scadenze; la sezione economica per progetto confronta preventivo, fatturato e costi. Il foglio Liste e istruzioni (Figura 4) contiene i valori ammessi, la legenda colori e le indicazioni su SdI, F24, INPS e GDPR.

I menu a tendina sono disponibili per categoria, stato e priorità nel registro progetti, e per tipo movimento, aliquota IVA e stato pagamento nel registro economico. Mantieni invariato l'ID progetto tra i due fogli: è la chiave con cui le formule collegano i movimenti alla commessa.

Un freelance che segue cinque o dieci incarichi non ha soltanto un elenco di clienti: deve controllare stato della consegna, ore disponibili, incassi attesi e costi sostenuti. Il portfolio progetti freelance Excel è utile a chi lavora per commessa, perché associa ogni movimento a un ID progetto stabile. Uno sviluppatore può collegare a PRJ-2026-01 l'acconto, la fattura a saldo e il costo di un servizio cloud; un designer può registrare revisioni, ore consuntive e compensi per una campagna; un consulente può confrontare le ore previste con quelle effettivamente utilizzate.

Nel foglio Progetti la struttura parte dall'identificazione dell'incarico. Cliente, città, descrizione, categoria, date, stato e priorità descrivono il contesto operativo, mentre preventivo, ore stimate, ore consuntive e tariffa oraria permettono una lettura economica. Le categorie già predisposte comprendono Dashboard, Automazione, Reportistica, Formazione e Consulenza, ma puoi sostituirle nel foglio Liste e istruzioni con quelle coerenti con il tuo lavoro.

Considera un incarico preventivato a 4.200 euro con 52 ore stimate e 31 ore consuntive: il foglio calcola un avanzamento del 59,6%. Se hai registrato 3.200 euro di fatturato imponibile e 450 euro di costi diretti, la Dashboard evidenzia un margine stimato di 2.750 euro, prima degli altri costi generali e della fiscalità personale. Questo confronto è più utile del solo saldo bancario, perché mostra se il progetto sta consumando più risorse del previsto.

Il portfolio serve anche a organizzare la riunione settimanale con te stesso o con un collaboratore. Filtri le righe per stato Attivo, priorità Alta o data di consegna e controlli le note operative. La Dashboard mostra inoltre i progetti con fatturato almeno pari al preventivo, quelli da completare e quelli con margine negativo. Per un responsabile di piccolo studio, questa lettura evita di attendere la fine del mese per scoprire che una commessa ha superato le ore stimate.

Le 100 righe predisposte nei fogli Progetti e Fatture e costi sono sufficienti per una prima gestione strutturata, ma non sostituiscono un sistema di project management o di contabilità generale. Il valore del file sta nel collegamento tra attività e movimenti economici: se l'ID viene scritto in modo identico nei due registri, le formule restituiscono un quadro coerente per cliente e commessa.

Il foglio Fatture e costi separa imponibile, costi diretti, aliquota IVA, IVA calcolata e totale documento. Questa separazione è necessaria per non confondere il valore della prestazione con l'importo da incassare. Con un imponibile di 3.200 euro e aliquota del 22%, la formula calcola 704 euro di IVA e un totale documento di 3.904 euro. Il modello contiene anche aliquote del 10%, 5% e 4%, ma la scelta applicabile deve corrispondere alla prestazione e al regime effettivo.

La fatturazione elettronica tra soggetti residenti passa dal Sistema di Interscambio secondo le regole del DPR 633/1972. Il registro può annotare il tipo di movimento, il numero documento, la data e lo stato, ma non invia documenti allo SdI e non verifica l'esito della trasmissione. La nota “Fattura elettronica SdI da verificare” presente nei dati di esempio mostra il tipo di controllo manuale da mantenere: devi confrontare il registro con la ricevuta e con la copia del documento.

Per un libero professionista in regime forfettario ai sensi della L. 190/2014, l'IVA non viene normalmente esposta in fattura come nel regime ordinario; non devi quindi applicare automaticamente il 22% perché è presente nel menu. L'aliquota del 5% per i primi cinque anni e quella del 15% ordinaria del regime forfettario riguardano l'imposta sostitutiva sul reddito, non l'IVA. Il file registra dati operativi e non determina il regime fiscale.

Il collegamento economico è costruito con somme per ID progetto. La colonna N di Progetti somma la colonna G di Fatture e costi; la Dashboard somma la colonna H per i costi diretti e sottrae i costi dal fatturato per il margine. Questa scelta è corretta per un controllo gestionale semplice, ma non equivale a una scrittura contabile, a un registro IVA o al calcolo dei contributi INPS. F24, scadenze del 16 del mese, LIPE, ritenute e contribuzione devono essere gestiti secondo la posizione fiscale e previdenziale.

Dal punto di vista tecnico, non usare descrizioni cliente come chiave di collegamento: “Studio Bianchi” può essere scritto con abbreviazioni diverse. Usa invece ID come PRJ-2026-01 e verifica che ogni movimento abbia un solo progetto di riferimento. Se elimini o cambi un ID già usato nel registro economico, il fatturato della Dashboard può diventare zero senza che la formula sia difettosa.

Un errore frequente è inserire nel registro Fatture e costi l'importo totale comprensivo di IVA nella colonna Imponibile. Su una fattura da 3.904 euro con IVA al 22%, l'imponibile corretto è 3.200 euro: se inserisci 3.904, la formula aggiunge altri 858,88 euro di IVA e porta il totale a 4.762,88 euro. Il controllo da fare è semplice: imponibile più IVA deve coincidere con il totale del documento, non con un importo nuovamente maggiorato.

Un secondo errore riguarda i costi diretti. Una licenza software da 120 euro collegata al progetto non va sommata al fatturato: va registrata nella colonna H, mentre l'imponibile della fattura cliente resta nella colonna G. Se metti entrambi nella stessa colonna, la Dashboard presenta un margine falsato e potresti considerare redditizio un progetto che ha già assorbito 600 euro di servizi esterni.

Nei file dei freelance capita anche di usare lo stesso ID per due commesse diverse dello stesso cliente. PRJ-2026-04 deve identificare una sola commessa; per un secondo lavoro usa PRJ-2026-05. La formula SOMMA.SE non distingue descrizione, città o nota operativa: somma ogni movimento che trova con quel codice. Due progetti con un ID duplicato fondono fatturato e costi, producendo un margine che non appartiene a nessuno dei due.

Attenzione poi all'avanzamento. Il modello divide ore consuntive per ore stimate: 60 ore su 50 producono 120%, anche se il progetto non è ancora concluso. Questo dato non misura la percentuale di attività formalmente approvata; segnala che hai superato il budget orario. Se la commessa è a corpo, non usare il 120% come base per fatturare automaticamente: usalo come avviso gestionale e verifica il contratto.

Un altro errore è registrare un incasso senza compilare la data o lasciare “Emessa” dopo il pagamento. La Dashboard conta come incassati i movimenti con stato Incassata e come pagati quelli con stato Pagato; uno stato non aggiornato altera il valore dell'indicatore Incassato e la lettura dei crediti. Infine, non confondere preventivo con fatturato: un preventivo di 4.200 euro non diventa ricavo solo perché il progetto è attivo. Inserisci i documenti emessi nel registro economico e conserva la documentazione fiscale fuori dal file secondo la tua procedura di archiviazione.