Magazzino Prodotti Estetici Excel - Modello Gratuito

All’apertura trovi il foglio Magazzino. Parti dalle righe già compilate e sostituisci i prodotti di esempio con quelli realmente presenti nel tuo centro estetico o nel tuo punto vendita. Mantieni una riga per ogni articolo distinto: una Crema Viso Idratante da 50 ml e la stessa crema da 100 ml devono avere due righe separate se vengono acquistate o vendute come confezioni diverse.

Per ogni prodotto assegna la categoria corretta, indica il fornitore e seleziona l’unità di misura utilizzata nella gestione quotidiana. Le categorie disponibili sono Skincare, Trucco, Capelli, Corpo, Unghie e Profumeria; i fornitori iniziali includono Bellezza Italia Srl, CosmeticPro Distribuzione, Estetica Forniture SpA, NaturaViva Cosmetics, GlamSupply Italia e PureSkin Wholesale. Se acquisti da un nuovo distributore, puoi aggiungerlo all’elenco e uniformare la denominazione alle fatture e ai DDT.

Il codice fornito costruisce il foglio Magazzino e imposta la base anagrafica; nella porzione disponibile non sono visibili formule di carico, scarico, giacenza o valore di inventario. Per questo il file va usato come anagrafica di catalogazione, non come prova automatica delle quantità fisiche presenti. Il codice non mostra un foglio Istruzioni separato: prima dell’uso operativo annota quindi le regole interne per codici articolo, lotti, scadenze e registrazione dei movimenti.

Un centro estetico utilizza il magazzino per scopi diversi: prepara i trattamenti, vende cosmetici alla cliente, consuma materiali durante il servizio e controlla gli acquisti del mese. La stessa attività può quindi movimentare una crema viso come prodotto rivenduto e come consumabile professionale. Senza un’anagrafica unica, l’operatore crea spesso varianti con nomi diversi, per esempio “Crema idratante”, “Crema Viso Idratante 50 ml” e “Crema viso”, rendendo difficile capire quante confezioni siano realmente disponibili.

Il foglio Magazzino del modello offre una base adatta a questi flussi. Le categorie Skincare, Trucco, Capelli, Corpo, Unghie e Profumeria riflettono reparti presenti in un istituto estetico o in una profumeria specializzata. Un responsabile acquisti può filtrare gli articoli di Capelli prima di preparare un ordine; una titolare di nail salon può isolare gli articoli di Unghie; un parrucchiere può utilizzare le righe relative a Shampoo Ricostruttore e Balsamo Nutriente per la propria scorta interna.

La distinzione dell’unità è operativamente rilevante. Un flacone da 250 Ml non equivale a una confezione, mentre uno Scrub Esfoliante espresso in Gr può essere confrontato correttamente solo con articoli acquistati nella stessa unità. Se registri 12 pezzi, 8 flaconi da 200 Ml e 5 confezioni, non sommare queste quantità in un unico totale: sono grandezze diverse e richiedono controlli separati.

La struttura è utile anche al commercialista quando deve riconciliare l’inventario con le fatture di acquisto, ma non sostituisce il gestionale se devi gestire lotti, scadenze, barcode o movimenti in tempo reale. Per una realtà con 150 referenze e due ordini settimanali, il foglio può costituire un’anagrafica semplice; con 3.000 referenze e più operatori che registrano contemporaneamente, serve una procedura più strutturata.

La scelta pratica migliore è usare una denominazione stabile per ogni articolo e conservare nel campo descrittivo il formato commerciale. “Siero Anti-eta 30 ml” identifica meglio il prodotto di “Siero viso”. Se lo stesso articolo viene usato in cabina e venduto al dettaglio, aggiungi un codice interno distinto solo quando cambiano confezione, prezzo o modalità di contabilizzazione.

Quando gli articoli crescono e i codici devono restare coerenti tra cabina e vendita, diventa naturale affiancare una gestione ordini strutturata per tenere allineati disponibilità, riordini e registrazioni.

La gestione del magazzino cosmetico deve tenere conto del Regolamento (CE) n. 1223/2009 sui prodotti cosmetici. Il regolamento individua una persona responsabile, richiede la valutazione della sicurezza e prevede la notifica del prodotto nel Cosmetic Products Notification Portal, il CPNP, prima dell’immissione sul mercato. Un foglio Excel non esegue queste notifiche e non certifica la conformità del cosmetico: serve a organizzare le informazioni operative che ricevi dal fornitore.

Per ogni referenza è opportuno collegare l’anagrafica a lotto, data di ricevimento, quantità, documento di acquisto e, quando presente, data di durata minima o indicazione del periodo post-apertura, il simbolo PAO. Il lotto è particolarmente importante in caso di richiamo: se hai ricevuto 24 confezioni di una crema il 10 marzo 2026 e altre 18 dello stesso articolo il 22 aprile 2026, non dovresti trattarle come una sola disponibilità quando i lotti sono diversi.

Il codice del modello mostra un foglio Magazzino con categorie, fornitori e unità di misura, ma la porzione fornita non contiene campi visibili per lotto, scadenza, carico, scarico o giacenza. Se aggiungi queste colonne, usa una riga per ogni combinazione articolo-lotto, non una sola riga per il prodotto generico. Questa scelta consente di applicare il criterio FEFO, cioè l’uscita prioritaria dei prodotti con scadenza più ravvicinata, più adatto dei semplici ordinamenti alfabetici per i cosmetici.

Per i prodotti con PAO, la data di apertura è diversa dalla data di acquisto. Un flacone aperto il 1° luglio 2026 con PAO di 12 mesi deve essere controllato fino al 30 giugno 2027, anche se la confezione è stata acquistata mesi prima. Per i prodotti con durata minima inferiore o uguale a 30 mesi, il riferimento è la data indicata dal fabbricante; non sostituire mai quel dato con una stima calcolata dal foglio.

Dal punto di vista contabile, il file può supportare il conteggio fisico delle rimanenze, ma la valutazione deve rispettare i criteri adottati dall’impresa e il principio OIC 13 quando applicabile alle rimanenze. Un inventario di 80 confezioni acquistate a 6 euro e 40 confezioni acquistate a 7 euro vale 760 euro al costo specifico; se usi un costo medio, devi documentare il criterio e applicarlo in modo coerente. Il foglio non decide autonomamente quale valore portare in bilancio.

Nei file dei centri estetici si trova spesso lo stesso prodotto duplicato perché il nome viene scritto in modi diversi. “Crema Solare SPF50”, “Crema solare 50” e “SPF 50 viso” possono indicare tre righe che l’operatore considera separate, anche se riguardano la medesima referenza. Prima di inserire una nuova riga, confronta formato, codice del produttore e confezione: se coincidono, aggiorna la riga esistente invece di creare un duplicato.

Un errore più difficile da individuare riguarda l’unità di misura. Se una fattura contiene 6 cartoni da 12 pezzi e nel foglio inserisci soltanto 6, la giacenza risulta inferiore di 66 unità. Al contrario, convertire automaticamente 10 flaconi da 250 Ml in 2.500 Ml può essere utile per il consumo, ma non deve trasformare il numero di confezioni disponibili: quantità fisica e contenuto nominale sono due dati distinti.

Un altro problema nasce quando si scarica il prodotto al momento dell’acquisto invece che al momento dell’utilizzo. Una confezione di Scrub Esfoliante consegnata il 5 maggio 2026 resta in giacenza finché non viene venduta, aperta per un trattamento o trasferita in cabina secondo la procedura interna. Registrare lo scarico il giorno della fattura produce un inventario falsamente basso e rende inattendibile il riordino.

Controlla anche i formati e gli accenti nei nomi dei fornitori. “Estetica Forniture SpA” e “Estetica Forniture S.p.A.” possono diventare due soggetti diversi nei filtri e nei riepiloghi, pur indicando la stessa azienda. Mantieni una denominazione unica e conserva partita IVA, numero documento e data del DDT in colonne aggiuntive se il foglio deve supportare la riconciliazione degli acquisti.

La scorciatoia più rischiosa è correggere la giacenza a mano senza registrare il motivo. Se il conteggio fisico rileva 17 pezzi invece dei 20 risultanti dal registro, annota una differenza di 3 pezzi e la causa verificata: testatrice aperta, prodotto danneggiato, omaggio, consumo non registrato o errore di ricevimento. Una rettifica senza causale risolve il numero del giorno, ma rende impossibile capire perché il saldo non torna al controllo successivo.

Infine, non confondere il lotto con il codice articolo. Due lotti di Tonico Lenitivo sono la stessa referenza commerciale ma non la stessa unità di tracciabilità. Se un fornitore comunica un richiamo limitato al lotto AB123, una riga aggregata impedisce di isolare le confezioni interessate e costringe a bloccare anche merce non coinvolta.