Maternità Obbligatoria Excel - Modello Gratuito (2026)

Apri il foglio Istruzioni e parametri per leggere la sequenza di compilazione, gli stati ammessi e i casi esclusi. Nel foglio Registro maternità (Figura 1) compila le celle di input nelle colonne A:F e L: ID pratica, nome dipendente, codice fiscale, opzione, data presunta del parto, data effettiva del parto e note. La colonna D usa un elenco a discesa con i valori 2+3, 1+4 e 0+5. Per 2+3 la data effettiva può restare vuota: il file produce una previsione sulla data presunta. Per 1+4 e 0+5 la data effettiva è necessaria per completare il calcolo. Le colonne G e H mostrano inizio e fine congedo, I calcola i giorni inclusivi con la formula fine meno inizio più uno, J riporta la scadenza e K indica se la riga è valida. Una riga con stato diverso da “Riga valida” non alimenta il riepilogo. Il foglio Riepilogo (Figura 2) presenta i KPI, il dettaglio per opzione e le scadenze mensili; il grafico usa i conteggi delle 12 mensilità. Il foglio Istruzioni e parametri (Figura 3) contiene l'anno di riferimento, la fonte INPS, l'avviso GDPR e l'ambito del modello. Le celle azzurre sono calcolate; modifica soltanto i campi previsti per l'inserimento.

Il calcolo del periodo di maternità obbligatoria Excel è utile quando la gestione non riguarda una sola lavoratrice, ma un registro di assenze da aggiornare durante l'anno. Un ufficio del personale può ricevere la data presunta dal certificato, registrare l'opzione richiesta e aggiungere la data effettiva del parto quando viene comunicata. Un consulente del lavoro può usare lo stesso flusso per mantenere allineata la posizione della dipendente con le scadenze di rientro e con la documentazione trasmessa dall'azienda.

Il foglio Registro maternità presenta 12 colonne, dalla A alla L. Le prime sei colonne identificano la pratica e i dati anagrafici o temporali; G, H, I, J e K sono riservate al risultato e al controllo; L contiene una nota libera. Le righe operative sono predisposte dalla 7 alla 505. L'ID pratica consente di distinguere le posizioni, mentre nome e codice fiscale permettono all'operatore di collegare la riga al fascicolo interno. Poiché il foglio contiene dati personali, il codice fiscale non dovrebbe essere lasciato in copie condivise senza le misure previste dalle policy del titolare.

La scelta dell'opzione modifica direttamente il calendario. Con 2+3 il congedo parte due mesi prima della data presunta e termina tre mesi dopo il parto, con l'eventuale recupero dei giorni di anticipo. Con 1+4 il periodo parte un mese prima e termina quattro mesi dopo il parto, assumendo già verificate le certificazioni e la flessibilità completa. Con 0+5 il periodo decorre dal giorno del parto e termina alla stessa data cinque mesi dopo.

Gli esempi presenti nel registro mostrano casi distinti e sono indicati come fittizi. Per esempio, la riga con data presunta 10/05/2026, parto effettivo 04/05/2026 e opzione 2+3 produce il periodo 10/03/2026–10/08/2026. La riga con opzione 0+5 e parto effettivo 09/10/2026 termina il 09/03/2027. Questi risultati mostrano perché la data effettiva, quando disponibile, deve essere registrata senza sostituirla con una stima.

Il foglio Riepilogo è destinato al controllo operativo, non alla sostituzione del fascicolo individuale. Mostra i giorni complessivi, le scadenze future, quelle trascorse e il numero di pratiche per ciascuna opzione. Il conteggio mensile considera l'anno impostato nel foglio Istruzioni e parametri; una scadenza che cade fuori da quell'anno può rientrare nei KPI globali, ma non nei 12 mesi del grafico.

Il modello traduce in formule operative le tre configurazioni riportate nel foglio Istruzioni e parametri. Per l'opzione 2+3, l'inizio è calcolato con EDATE(data presunta; -2). La fine usa la data effettiva quando disponibile, aggiunge tre mesi e somma l'eventuale differenza positiva tra data presunta e data effettiva. Se la data effettiva manca, il file calcola una previsione sulla data presunta e non presenta il risultato come data definitiva.

Per l'opzione 1+4, l'inizio usa EDATE(data presunta; -1), mentre la fine aggiunge quattro mesi alla data effettiva e l'eventuale anticipo. Il foglio considera questa configurazione come completa soltanto nel perimetro dichiarato: certificazioni e mese intero di flessibilità devono essere già verificati. Per 0+5, l'inizio coincide con il parto effettivo e la fine con EDATE(data effettiva; 5). Il giorno iniziale resta compreso: la durata è H-G+1, non H-G.

Il registro non calcola indennità, giorni indennizzabili, retribuzione o importi a carico di INPS o datore di lavoro. Registra invece una durata calendariale inclusiva. Questa distinzione è rilevante: una colonna chiamata “Giorni di congedo” non deve essere usata come base automatica per una busta paga o per una denuncia contributiva.

Il foglio Istruzioni e parametri contiene l'anno di riferimento nella cella B23 e un controllo in B29. Il controllo verifica che l'anno sia numerico, intero e compreso tra 2000 e 2100. La validità della riga considera anche l'anno della data presunta, la correttezza delle date, l'unicità dell'ID e la coerenza dell'opzione. L'aggiornamento informativo del modello è indicato al 27/10/2026 e le fonti riportate sono la scheda INPS sull'indennità per congedo di maternità e paternità alternativo e le circolari INPS 69/2016 e 148/2019.

Alcuni casi sono esplicitamente fuori dal calcolo automatico. Il parto prima dell'inizio previsto ante partum e, per 0+5, il parto prima dei due mesi antecedenti la data presunta, richiedono verifica manuale e vengono bloccati come caso speciale. Non sono implementati parto fortemente prematuro, flessibilità parziale, interdizione, adozione, sospensione o ricovero. In questi casi il risultato della cartella non deve essere forzato con modifiche alle formule.

Nei registri gestiti manualmente l'errore più frequente è sottrarre un giorno alla data finale. In questa cartella il giorno del parto è incluso e la durata usa la formula H-G+1. Per la riga dimostrativa con presunta 10/05/2026, parto 04/05/2026 e opzione 2+3, il periodo termina il 10/08/2026; trattarlo come intervallo esclusivo cambierebbe il numero riportato in I e renderebbe incoerente il controllo della scadenza.

Un secondo errore consiste nel usare sempre la data presunta anche dopo il parto. Con presunta 04/07/2026, parto 10/07/2026 e opzione 2+3, il file calcola inizio 04/05/2026 e fine 10/10/2026. La data effettiva sposta il termine e deve essere inserita appena disponibile. Per 1+4 e 0+5 non è invece corretto lasciare vuota la data effettiva: la riga viene considerata incompleta e non entra nei KPI.

Capita anche di confondere le opzioni. 2+3 non equivale a 1+4 con un mese aggiuntivo: cambiano sia l'inizio sia la durata successiva al parto. L'opzione 0+5 non parte dalla data presunta, ma dal giorno del parto effettivo. La riga dimostrativa con parto 09/10/2026 termina il 09/03/2027; usare il 07/10/2026 della data presunta produrrebbe un risultato diverso.

Un altro errore operativo riguarda il riepilogo. Una riga con “Input incompleti”, “Valori fuori dominio o ID duplicato” o caso speciale non viene conteggiata. Se il numero nel foglio Riepilogo sembra inferiore alle righe compilate, controlla prima la colonna K e non correggere manualmente il KPI. La riga valida è l'unica che alimenta giorni, conteggi per opzione e andamento mensile.

Infine, non usare le note per sostituire i dati strutturati. Scrivere “parto confermato” nella colonna L non valorizza la data effettiva in F; scrivere “2 mesi” non seleziona l'opzione in D. Le formule leggono celle precise. Inserisci le date come date Excel, usa l'elenco delle opzioni e conserva l'ID univoco: il controllo automatico può intercettare l'incoerenza, ma non può ricostruire un dato che non è stato registrato.