Analisi rischi ISO 9001 Excel - Modello Gratuito (2026)

Quando apri il file, il foglio Analisi rischi (Figura 1) presenta le colonne da A a R e il filtro automatico sulla riga 3. Compili ID rischio, Processo, Rischio / evento, Causa, Conseguenza, Responsabile, Data valutazione, Probabilità e Impatto; poi inserisci Trattamento, Azione prevista, Responsabile azione, Scadenza azione, Stato azione e Data chiusura. Punteggio, Classe rischio e Stato riga sono calcolati dal file: non devi scriverli manualmente. I campi Processo, Trattamento e Stato azione usano menu a tendina, mentre probabilità e impatto accettano numeri interi da 1 a 5.

Il foglio Dashboard (Figura 2) mostra i rischi validi totali, le azioni scadute aperte o in corso e la percentuale di azioni completate. Le tabelle riepilogano le classi Basso, Medio, Alto e Critico, gli stati delle azioni e i processi disponibili; due grafici rappresentano rischi per classe e azioni per stato. Nel foglio Parametri (Figura 3) modifichi la data di riferimento in B5 e le soglie in A8:B11. La data viene usata dalla Dashboard per individuare scadenze precedenti alla data impostata, non per modificare le date registrate nel registro.

Un responsabile qualità può usare questo registro durante la mappatura dei processi, il riesame degli obiettivi e la verifica delle azioni correttive. La struttura non parte da una lista astratta di pericoli: collega ogni rischio a un Processo, a un evento, alla Causa e alla Conseguenza. Questo collegamento permette di discutere il rischio con il responsabile del processo, invece di limitarsi a compilare una matrice.

Nel foglio Analisi rischi puoi documentare, per esempio, un ritardo del fornitore nel processo Acquisti, un difetto di lavorazione in Produzione o un controllo finale incompleto nella Qualità. Per ciascuna voce registri anche il Responsabile, la Data valutazione, il trattamento scelto e l'azione prevista. Il responsabile dell'azione può essere diverso dal responsabile del rischio: mantenere questi due campi separati rende più leggibile il passaggio dalla valutazione all'esecuzione.

La scala usa valori interi da 1 a 5 per Probabilità e Impatto. Una combinazione 3 × 4 produce un punteggio 12, che viene confrontato con le soglie presenti nel foglio Parametri. Le soglie attuali distinguono Basso da 1, Medio da 5, Alto da 10 e Critico da 16; sono parametri organizzativi, non valori prescritti dalla ISO 9001:2015.

La Dashboard aiuta il responsabile qualità a preparare una riunione: mostra il numero di rischi validi, le azioni scadute e la percentuale di completamento. I conteggi sono divisi per processo, quindi puoi individuare se il carico di azioni si concentra in Acquisti, Produzione, Controllo qualità, Assistenza clienti, Gestione documenti o Consegne. La posizione più utile è usare il registro come evidenza del processo decisionale, non come semplice elenco da presentare all'auditor.

Le righe già predisposte sono esempi illustrativi. Prima dell'uso operativo sostituisci descrizioni, responsabili e scadenze con informazioni riferite alla tua organizzazione, mantenendo la distinzione tra rischio, trattamento e azione verificabile.

La ISO 9001:2015 richiede che l'organizzazione consideri rischi e opportunità pertinenti al sistema di gestione per la qualità. Il file supporta questa attività come registro operativo, ma non costituisce una certificazione e non dimostra da solo la conformità. La valutazione deve essere collegata ai processi reali, agli obiettivi, ai requisiti del cliente e alle informazioni disponibili nell'organizzazione.

Dal punto di vista tecnico, il modello separa tre livelli. Le colonne A:I descrivono e valutano il rischio; L:Q documentano il trattamento e il seguito dell'azione; J, K e R sono risultati calcolati. La formula del punteggio usa H × I e arriva al massimo a 25, perché entrambi i fattori sono limitati a valori da 1 a 5. Le soglie 1, 5, 10 e 16 devono restare numeriche, crescenti e con l'ultima non superiore a 25.

La colonna Stato riga impedisce che una riga incompleta alimenti i risultati. Il file considera gli input nelle colonne A:I e L:Q; se la configurazione delle soglie non è valida, la riga viene esclusa dai calcoli operativi. Questa scelta è preferibile al calcolo parziale: un punteggio visibile con dati mancanti potrebbe essere scambiato per una valutazione approvata.

La data di riferimento si trova in Parametri!B5. La Dashboard considera scadute le azioni valide con data di scadenza precedente a quella impostata e con Stato azione diverso da Completata e Annullata. Un'azione con scadenza uguale alla data di riferimento non viene conteggiata come scaduta; questa regola evita di trattare automaticamente come arretrato ciò che scade nella giornata.

Per un controllo interno, verifica almeno tre elementi: ogni rischio ha un responsabile, ogni azione ha una scadenza e lo stato di chiusura è coerente con l'avanzamento. La Dashboard è un riepilogo numerico; la valutazione dell'efficacia dell'azione richiede invece evidenze aziendali ulteriori, come risultati di processo, registrazioni o verifiche documentate.

Nel registro dei rischi l'errore più frequente è compilare una conseguenza generica, come “problemi operativi”, senza collegarla all'effetto sul processo. Una formulazione come “fermo o ritardo della produzione” consente invece di discutere la priorità con il responsabile Produzione e di definire un'azione osservabile. Il campo Rischio / evento deve descrivere ciò che può accadere; la Causa deve spiegare perché può accadere; la Conseguenza deve descrivere l'effetto.

Un secondo errore riguarda l'uso della scala. Probabilità 4 e Impatto 4 producono 16, non 8 e non una classe scelta a memoria. Con le soglie presenti nel file, 16 rientra nella classe Critico. Se modifichi le soglie, controlla tutte e quattro le celle A8:A11: devono contenere numeri crescenti, partire da 1 e terminare al massimo a 25. Una soglia testuale o duplicata rende la configurazione non valida e impedisce di considerare attendibili i risultati.

Capita anche di chiudere un'azione compilando soltanto Data chiusura e lasciando lo Stato azione su Aperta o In corso. In questo caso la Dashboard non riconosce l'azione come Completata. L'aggiornamento deve avvenire in coppia: seleziona lo stato corretto e registra la data effettiva di chiusura, mantenendo la responsabilità dell'azione per la tracciabilità.

Un altro errore è leggere il numero delle azioni scadute come numero di tutti i rischi oltre la data. La Dashboard conta soltanto righe Valida, con azione diversa da Completata e Annullata e con scadenza precedente alla data in Parametri!B5. Se imposti il 27 ottobre 2026, una scadenza del 27 ottobre non è ancora conteggiata come scaduta; una scadenza del 26 ottobre sì, purché la riga sia valida e l'azione aperta o in corso.

Infine, non usare la presenza di un rischio nel registro come prova che l'azione sia efficace. Dopo la chiusura, aggiungi nelle tue evidenze aziendali il risultato della verifica; il file registra lo stato e la data, ma non contiene un campo dedicato alla valutazione dell'efficacia.