Diario lavoro freelance Excel - Modello Gratuito - Gratis (2026)

All'apertura trovi il foglio Diario lavoro, mostrato nella Figura 1. Le colonne A-F e H, J e M sono quelle da compilare: Data, Cliente, Progetto/commessa, Attività svolta, Ora inizio, Ora fine, Tariffa oraria, Aliquota IVA e Stato fatturazione. Le colonne G, I, K e L sono calcolate e riportano rispettivamente Ore lavorate, Imponibile, IVA e Totale documento. Le righe operative vanno dalla 7 alla 106, quindi hai 100 registrazioni predisposte. Le celle di input sono evidenziate in giallo, mentre le colonne calcolate sono azzurre. Per l'aliquota e lo stato utilizza i menu a tendina, invece di digitare valori non previsti. Il foglio Riepilogo, mostrato nella Figura 2, contiene l'anno di riferimento in B3 e il mese selezionato in B4. Puoi lasciare Tutti oppure scegliere un mese; il foglio aggiorna gli indicatori e il grafico delle ore mensili. La Figura 3 mostra Tabelle e istruzioni, dove sono mantenuti aliquote, stati, mesi e indicazioni sull'utilizzo. Se modifichi le aliquote preimpostate, verifica prima che corrispondano al regime e al documento che devi emettere.

Un freelance che lavora su più commesse deve collegare tre informazioni che spesso restano separate: tempo impiegato, attività consegnata e importo da fatturare. Il foglio Diario lavoro affronta questo passaggio con una riga per ogni prestazione. Un consulente Excel può registrare, per esempio, quattro ore e trenta minuti dedicate all'analisi KPI per Studio Verdi, con tariffa di 62 euro; il modello ricava 4,5 ore e un imponibile di 279 euro. Non devi trasformare manualmente 4:30 in 4,5.

La struttura è utile anche quando la giornata comprende attività diverse per lo stesso cliente. Puoi registrare separatamente una riunione, la preparazione di un report e la revisione richiesta dal committente, assegnando ciascuna riga alla stessa commessa. Questa granularità aiuta a spiegare una fattura a ore e rende più semplice controllare se il preventivo è stato assorbito.

Per un grafico freelance, la colonna Attività svolta può distinguere progettazione, revisioni e consegna; per uno sviluppatore può indicare analisi requisiti, sviluppo e collaudo. Il responsabile di progetto individuale può usare il campo Progetto/commessa per confrontare incarichi con tariffe differenti, mentre il formatore può registrare sessioni e preparazione del materiale separatamente.

Il foglio Riepilogo serve a una verifica periodica, non alla sostituzione della fattura. Se selezioni Tutti, leggi il volume dell'intero 2026; scegliendo Marzo, ottieni le giornate registrate, le ore e gli importi del mese. Con 18 giornate da 6 ore avresti 108 ore: il dato può evidenziare un mese pieno oppure una registrazione incompleta se il calendario ne mostra 22.

La prassi più affidabile è compilare il diario alla fine di ogni giornata, non il 16 del mese quando devi preparare gli adempimenti. Bastano cinque minuti per assegnare cliente e commessa corretti; ricostruire 20 giornate da messaggi e appuntamenti richiede molto di più e produce descrizioni meno verificabili.

Il modello include i campi Aliquota IVA, IVA e Totale documento, ma il calcolo è gestionale e non determina il trattamento fiscale applicabile alla tua posizione. Nel foglio Tabelle e istruzioni sono presenti i valori 22%, 10%, 5% e 4%, selezionabili nel Diario lavoro tramite elenco. La presenza di un'aliquota nel file non significa che tu possa applicarla liberamente alla prestazione: devi collegarla al tipo di operazione, al regime fiscale e alla documentazione prevista.

Per un professionista in regime ordinario, una prestazione imponibile di 1.000 euro con IVA al 22% produce 220 euro di IVA e 1.220 euro di totale documento. La formula della cartella esegue proprio questa moltiplicazione: Imponibile per Aliquota IVA, poi somma il risultato all'imponibile. Non calcola ritenuta d'acconto, rivalsa previdenziale, marca da bollo, contributo integrativo o netto da incassare, perché questi elementi non sono presenti nelle colonne del workbook.

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e i soggetti obbligati passa dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, secondo le regole della fattura elettronica. Il diario non genera file XML e non invia documenti allo SdI. Serve invece a mantenere il collegamento tra ore svolte, importo calcolato e stato amministrativo; dopo l'emissione puoi cambiare lo stato da Da fatturare a Fatturata, e dopo il pagamento a Incassata.

Le liquidazioni periodiche IVA e i versamenti non si ricavano automaticamente dal foglio. Per esempio, se in un mese registri 3.500 euro di imponibile al 22%, l'IVA stimata è 770 euro prima di considerare IVA sugli acquisti, note di variazione e altri elementi della liquidazione. Il valore nel Riepilogo è quindi un indicatore lordo delle registrazioni, non l'importo da versare con F24.

Il foglio Tabelle e istruzioni richiama anche F24, SdI e gli adempimenti applicabili. La scelta corretta è usare il diario come registro operativo e conservare la fattura emessa e la prova dell'incasso nei sistemi contabili previsti. Non inserire nel campo Cliente più dati personali di quelli necessari: il principio di minimizzazione dell'articolo 5 del GDPR resta applicabile anche a un file locale.

L'errore più frequente nei diari freelance è inserire una durata già convertita nell'orario di fine. Se inizi alle 9:00 e termini alle 13:30, il foglio calcola 4,5 ore; se scrivi 13:50 perché hai arrotondato mentalmente a cinque ore, l'imponibile aumenta senza che esista una corrispondente registrazione del tempo. Con una tariffa di 60 euro, dieci minuti aggiuntivi per 12 giornate producono 120 euro di differenza sull'imponibile.

Un secondo problema riguarda gli orari oltre la mezzanotte. La formula usa la differenza tra Ora fine e Ora inizio moltiplicata per 24 e non contiene una gestione specifica dei turni che attraversano il giorno successivo. Perciò una sessione iniziata alle 22:00 e terminata alle 01:00 non va registrata come se il foglio potesse interpretarla autonomamente: la durata risultante sarebbe negativa e il valore verrebbe gestito dalla formula come zero tramite IFERROR.

Capita anche di usare la tariffa del cliente precedente copiando una riga intera. La copia può trasferire cliente, commessa, aliquota e stato insieme alla nuova data, creando una registrazione formalmente completa ma attribuita al soggetto sbagliato. Quando duplichi una riga, controlla almeno Cliente, Progetto/commessa, Tariffa oraria e Stato fatturazione; il modello non dispone di un controllo incrociato con un'anagrafica clienti.

Un altro errore è confondere Fatturata con Incassata. Il primo stato indica che il documento è stato emesso; il secondo indica che il pagamento è arrivato. Se assegni Incassata appena invii la fattura, il Riepilogo sovrastima gli importi riscossi. Su 5 fatture da 800 euro, la differenza tra una fatturata e una incassata è 800 euro: il controllo dello stato deve seguire l'estratto conto, non solo l'invio del documento.

Infine, non modificare le formule nelle colonne G, I, K e L per correggere un dato inserito male. Correggi le celle di input e lascia che il calcolo si aggiorni. Se una riga mostra zero o resta vuota, verifica prima che Data, orari, tariffa e aliquota siano compilati; le formule usano IF e IFERROR per non mostrare risultati quando mancano gli elementi necessari, ma non possono stabilire se l'attività descritta sia realmente stata svolta.