Preventivo Viaggio Agenzia Excel - Modello Gratuito

Quando apri il file trovi il foglio Preventivo, senza griglia visibile e con una testata grafica nelle righe 2 e 3. La riga principale mostra “Agenzia Viaggi Solaris”; quella sottostante riporta “Via Roma 12, 00100 Roma”, la partita IVA 01234567890 e l’email [email protected]. Sostituisci questi dati con quelli reali della tua agenzia prima di creare il primo documento.

L’area del preventivo si sviluppa nelle colonne B-F. La colonna B è dimensionata a 20 caratteri, la C a 34, la D a 12, mentre E ed F hanno larghezza 16; questa distribuzione lascia più spazio alle descrizioni dei servizi e separa le informazioni economiche. Inserisci una voce per ogni componente dell’offerta, ad esempio volo, trasferimento, hotel, assicurazione o escursione, mantenendo separate le prestazioni con imponibilità IVA diversa.

Nel codice disponibile non risultano visibili il foglio Istruzioni, formule di calcolo, menu a tendina, celle protette o un riepilogo automatico. Non attribuire quindi al file calcoli automatici non presenti: se devi aggiungere subtotali, IVA o totale cliente, inserisci formule nelle celle che utilizzi e controlla il risultato con una calcolatrice o con il gestionale dell’agenzia.

Un preventivo di viaggio viene normalmente costruito partendo da una richiesta incompleta: il cliente indica una destinazione, un periodo approssimativo e un budget, mentre l’addetto deve raccogliere disponibilità e tariffe da più fornitori. Il banco dell’agenzia può coinvolgere un volo, un hotel, un transfer, una guida locale e una polizza, spesso con condizioni di cancellazione differenti. Un foglio strutturato riduce il rischio di lasciare una prestazione fuori dalla proposta.

Il modello è adatto al banconista che prepara una vacanza individuale, al responsabile gruppi che compone un itinerario per 25 partecipanti e al titolare che invia offerte personalizzate a imprese o associazioni. Per un viaggio di 7 notti a Roma, ad esempio, puoi elencare separatamente 2 camere doppie, 14 pernottamenti complessivi, il trasferimento aeroporto-hotel e una visita guidata. La descrizione estesa trova spazio soprattutto nella colonna C, larga 34 caratteri, mentre le colonne D-F possono essere adattate alla struttura economica effettivamente utilizzata.

Nel lavoro quotidiano il preventivo non serve soltanto a comunicare un prezzo. Documenta cosa è compreso e cosa rimane escluso: tasse di soggiorno, bagaglio in stiva, pasti, ingressi, adeguamento carburante e assicurazione annullamento sono elementi che generano contestazioni quando vengono lasciati in una frase generica. Scrivi per ogni voce una descrizione verificabile e indica, quando disponibile, la validità della tariffa e la scadenza dell’opzione.

Per i gruppi conviene indicare il numero dei partecipanti paganti e degli eventuali accompagnatori, perché il costo pro capite può cambiare in presenza di una gratuità ogni 20 o 25 persone. Un’offerta da 4.800 euro per 20 viaggiatori equivale a 240 euro a persona; se il gruppo sale a 24 partecipanti senza modificare il costo dei servizi fissi, il valore unitario non è più lo stesso. Separare questi elementi evita di presentare al cliente un prezzo medio non riconciliato con il totale.

La testata del foglio identifica l’agenzia con denominazione, indirizzo, partita IVA ed email. Prima dell’uso sostituisci “Agenzia Viaggi Solaris” e i riferimenti di Roma con i tuoi dati, quindi salva una copia modello vuota e una copia per ciascun cliente. Questa semplice distinzione impedisce di sovrascrivere la proposta precedente e conserva una traccia ordinata delle versioni inviate.

La costruzione di un preventivo per un’agenzia viaggi richiede attenzione al regime fiscale applicato alla singola operazione. Per i servizi turistici organizzati in nome proprio può trovare applicazione il regime speciale previsto dall’art. 74-ter del DPR 633/1972, mentre una pura intermediazione può seguire una logica diversa, con provvigione e relativa documentazione fiscale. Non è corretto applicare automaticamente il 22% all’intero prezzo del pacchetto senza aver qualificato l’operazione.

Il documento Excel può servire a comporre l’offerta commerciale, ma non sostituisce la fattura elettronica trasmessa tramite Sistema di Interscambio né determina da solo il trattamento IVA. Se inserisci un hotel, un volo e una commissione, conserva la distinzione tra costo del fornitore, ricarico dell’agenzia e prezzo proposto. Un pacchetto venduto a 1.830 euro non consente di dedurre l’imposta semplicemente dividendo l’importo per 1,22: nel regime 74-ter la base imponibile è collegata al margine.

Per un esempio numerico, considera un corrispettivo cliente di 3.000 euro e costi dei servizi acquistati pari a 2.400 euro. Il margine lordo teorico è 600 euro, ma il calcolo fiscale effettivo deve rispettare le regole del regime applicato e la natura dei servizi. Il foglio Preventivo visibile nel codice contiene colonne operative e formattazione, ma nella porzione fornita non compaiono formule per margine, imponibile, IVA o totale: tali valori devono essere aggiunti soltanto dopo aver definito il metodo contabile adottato.

Dal punto di vista tecnico, usa una riga distinta per ogni prestazione e non incorporare più servizi in una descrizione come “pacchetto completo € 2.450”. Se il volo costa 680 euro, l’hotel 1.120 euro, il transfer 150 euro e l’assicurazione 85 euro, il lettore deve poter riconciliare il totale di 2.035 euro con le singole componenti. Per la gestione fiscale preferisco una struttura separata tra dati commerciali e registrazioni contabili: Excel prepara l’offerta, il gestionale o la contabilità ufficiale conserva i dati necessari alla liquidazione.

Indica inoltre se il prezzo è per persona, per camera, per veicolo o per gruppo. Una camera doppia da 140 euro per notte per 5 notti vale 700 euro per camera, non 1.400 euro per persona; l’unità di misura deve essere visibile accanto alla quantità. Prima dell’invio controlla anche le date, perché una tariffa valida fino al 30 settembre 2026 non può essere presentata come garantita per un soggiorno prenotato a ottobre 2026.

Nei preventivi delle agenzie gli errori più costosi non nascono dalla scrittura della destinazione, ma dal disallineamento tra quantità, unità di misura e condizioni tariffarie. Una voce “Hotel 5 notti € 900” può significare 900 euro per camera, per coppia o per persona; senza questa precisazione l’addetto al banco e il cliente possono leggere due importi diversi. Nel foglio, la descrizione deve contenere il criterio di calcolo oppure la quantità deve essere accompagnata da un’unità chiara.

Un errore frequente riguarda il numero dei viaggiatori. Se il volo è quotato a 320 euro per 6 adulti e il transfer costa 180 euro per il gruppo, il totale dei due servizi è 2.100 euro, non 3.000 euro: moltiplicare ogni riga per 6 senza distinguere i costi fissi produce un’offerta gonfiata di 900 euro. Il controllo corretto consiste nel classificare ogni voce come “a persona”, “a camera” o “a gruppo” prima di sommare gli importi.

Le agenzie ricevono spesso tariffe nette e tariffe lorde nella stessa email del fornitore. Confondere una commissione del 10% con un ricarico del 10% cambia il prezzo finale: su un costo netto di 1.000 euro, il ricarico porta a 1.100 euro, mentre un prezzo di vendita con commissione del 10% richiede un calcolo diverso se la commissione è trattenuta sul venduto. Scrivi sempre se il valore è costo, prezzo al pubblico, commissione o margine.

Un altro problema riguarda la validità dell’offerta. Il prezzo aereo può cambiare dopo 24 ore, mentre l’hotel può essere cancellabile fino a 7 giorni prima dell’arrivo; riportare soltanto “prezzo soggetto a disponibilità” non dice al cliente quale parte della proposta è instabile. Inserisci nella descrizione la scadenza dell’opzione, la penale di cancellazione e l’eventuale tassa esclusa, soprattutto per soggiorni in città dove la tassa di soggiorno può essere calcolata per persona e per notte.

Controlla infine i decimali e gli arrotondamenti. Una ripartizione di 2.999,99 euro su 13 partecipanti genera 230,7684 euro pro capite: mostra 230,77 euro solo come valore unitario arrotondato e mantieni il totale originale nella riga riepilogativa. Non sommare valori pro capite arrotondati, perché 13 quote da 230,77 euro producono 3.000,01 euro e rendono il preventivo incoerente.