Tariffario Freelance Excel - Modello Gratuito - Gratis (2026)

Apri il foglio Tariffario (Figura 1). Le colonne A:J contengono Codice prestazione, Categoria, Descrizione, Unità, Tariffa minima (€), Tariffa standard (€), Tariffa premium (€), Ore stimate, Note operative e Stato. Le righe di esempio includono EXC-001 per l'analisi dati Excel, DASH-002 per una dashboard gestionale e PQ-003 per l'automazione con Power Query. Puoi sostituire o aggiungere le voci fino alla riga 101; nei campi Unità e Stato sono disponibili menu a tendina alimentati dal foglio Liste e controlli.

Nel foglio Preventivo (Figura 2) compila i dati del documento e del cliente, come numero, data, nome o ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, e-mail, città, aliquota IVA e note. Nelle righe da 12 a 111 inserisci codice, quantità, livello tariffario e sconto: descrizione e unità vengono compilate con VLOOKUP, la tariffa unitaria viene scelta in base a Minima, Standard o Premium e la colonna Imponibile calcola quantità × tariffa × (1 - sconto). Il foglio include anche un grafico basato sulle righe di imponibile.

Il foglio Liste e controlli (Figura 3) contiene i valori dei menu, il limite massimo sconto, i parametri per contributo previdenziale e ritenuta d'acconto, oltre ai controlli automatici. Prima di inviare il preventivo, verifica che ogni riga con quantità abbia un codice, che le quantità siano maggiori di zero, che le tariffe siano presenti e che il riepilogo non segnali anomalie.

Un freelance può usare il tariffario per evitare che ogni preventivo parta da una pagina vuota. Il foglio Tariffario funziona come un catalogo interno delle prestazioni: puoi registrare un'analisi dati, una dashboard, una sessione di consulenza, una formazione o un pacchetto di attività con un codice univoco. Per ogni voce inserisci categoria, unità di misura, tre livelli di prezzo, ore stimate e note operative. Il codice EXC-001 dell'esempio identifica un'analisi dati Excel avanzata con tariffa minima di 55 euro, standard di 75 euro e premium di 105 euro.

La distinzione tra livelli è utile quando cambia il perimetro dell'incarico. Un intervento di 6 ore a 75 euro produce una base di 450 euro; una prestazione premium allo stesso impegno orario arriverebbe a 630 euro. Nel foglio Preventivo non devi ricopiare ogni volta questi importi: selezioni il codice e il livello, mentre la formula nella colonna F recupera il prezzo dalla colonna corrispondente del Tariffario.

Il modello si adatta a chi fattura a ore e a chi vende progetti chiusi. La colonna Unità distingue Ora, Giornata, Progetto e Pacchetto, ma non converte automaticamente le ore in giornate: il criterio commerciale deve essere definito da te nel catalogo. Per un consulente fiscale può rappresentare analisi e incontri; per uno sviluppatore può contenere sviluppo, collaudo e manutenzione; per un grafico può separare concept, revisione e consegna dei file.

Per un preventivo composto da quattro righe, ad esempio analisi da 6 unità a 75 euro, dashboard da 1.200 euro, automazione da 950 euro e modello da 550 euro, il valore prima dello sconto è 3.150 euro. Uno sconto del 5% porta l'imponibile delle righe scontate a un valore diverso in modo tracciabile, senza modificare il prezzo originale nel Tariffario. Questa separazione è preferibile alla sovrascrittura del listino, perché conserva il riferimento utilizzato per le offerte successive.

Il professionista dovrebbe aggiornare il listino quando cambiano tempi, complessità o costi indiretti. Le note operative, come la città o il tipo di dataset trattato, aiutano a ricordare cosa comprende una voce, ma non sostituiscono una descrizione contrattuale dettagliata delle attività, delle revisioni e delle consegne.

Nel foglio Preventivo sono presenti i campi per aliquota IVA, contributo previdenziale e ritenuta d'acconto. Il menu dell'aliquota contiene i valori 4%, 5%, 10% e 22%; devi scegliere quello coerente con la prestazione e con il tuo regime fiscale. L'aliquota ordinaria prevista dall'art. 16 del DPR 633/1972 è il 22%, mentre le aliquote ridotte del 4% e del 10% si applicano solo a operazioni che rientrano nelle relative tabelle e condizioni normative.

Il file non determina il regime fiscale del professionista. Se operi in regime forfettario ai sensi della Legge 190/2014, in fattura normalmente non addebiti l'IVA e devi gestire la specifica annotazione prevista; il modello contiene comunque il campo aliquota perché può essere utilizzato anche da soggetti in regime ordinario o per preventivi con trattamenti diversi. Il 5% dei primi cinque anni e il 15% ordinario del forfettario sono aliquote dell'imposta sostitutiva, non aliquote IVA: non vanno confuse nel preventivo.

Il contributo previdenziale e la ritenuta d'acconto sono collegati nel modello a parametri modificabili nel foglio Liste e controlli. Il valore iniziale è 0 per entrambi. Questa impostazione evita di applicare automaticamente una percentuale non verificata, ma richiede di aggiornare il parametro solo quando è compatibile con la posizione professionale: Gestione Separata INPS, cassa professionale, cliente sostituto d'imposta e regime fiscale incidono sul documento finale.

La ritenuta del 20% prevista per molte prestazioni professionali non è un elemento da applicare indistintamente: riguarda il rapporto con un soggetto che agisce come sostituto d'imposta e la tipologia di compenso. Se un imponibile professionale è 1.000 euro, una ritenuta del 20% sarebbe 200 euro, ma il pagamento e la base di calcolo devono essere impostati secondo la disciplina applicabile. Il modello segnala nel foglio Liste e controlli che il parametro va applicato solo se compatibile con il regime effettivo.

Per la fatturazione elettronica, il preventivo non sostituisce il documento da trasmettere tramite Sistema di Interscambio. Il DPR 633/1972 disciplina gli elementi IVA della fattura, mentre il file serve a preparare condizioni economiche, dati del cliente e imponibile; prima dell'emissione devi verificare codice fiscale, Partita IVA, aliquota, natura dell'operazione e trattamento previdenziale.

Un errore frequente è usare lo stesso codice per prestazioni con perimetri diversi. Se EXC-001 indica sia una verifica di 2 ore sia un'analisi dati di 6 ore, il prezzo recuperato dal Preventivo non distingue la complessità. È più solido creare due codici, per esempio una voce di revisione e una di analisi avanzata, oppure definire con precisione nell'unità e nelle note cosa comprende ciascun servizio.

Un secondo problema nasce dall'inserimento di un codice non presente nel Tariffario. Le formule del Preventivo usano IFERROR e lasciano vuoti i campi recuperati quando non trovano la corrispondenza; la riga può quindi sembrare incompleta senza mostrare subito la causa. Il controllo del foglio Liste e controlli conta le righe con quantità maggiore di zero e codice vuoto. Se hai 12 righe compilate e una quantità inserita senza codice, il controllo deve essere risolto prima di considerare il totale attendibile.

Capita anche di digitare una quantità pari a zero per una voce da omettere. Il controllo segnala quantità negative o nulle, mentre il calcolo dell'imponibile non può rappresentare correttamente una prestazione non valorizzata. Per eliminare una riga, è preferibile cancellare quantità e codice invece di lasciare una riga a zero nel corpo del preventivo.

Lo sconto è un altro punto delicato. Il limite iniziale nel modello è 15%, quindi uno sconto del 20% produce un avviso, anche se la formula può calcolare comunque l'imponibile. Su una tariffa di 950 euro, il 20% equivale a 190 euro di riduzione; prima di accettarlo devi verificare margine, tempi e costi non fatturabili. Non correggere l'avviso aumentando il limite senza una decisione commerciale documentata.

Un errore pratico consiste nel modificare direttamente la tariffa recuperata nella colonna F del Preventivo. Quella colonna è calcolata dal codice e dal livello; la modifica corretta si fa nel Tariffario oppure tramite lo sconto della singola riga. Infine, controlla il caso in cui il cliente non abbia Partita IVA o codice fiscale: il foglio segnala i dati mancanti quando necessari, ma non stabilisce quale identificativo sia fiscalmente richiesto. Il dato deve essere verificato in base al cliente e al documento che emetterai.