Scadenze Auto Excel - Modello Gratuito - Gratis (2026)

All’apertura trovi 3 fogli. Nel foglio Veicoli inserisci o aggiorni le righe dell’anagrafica da A5 a J104: Targa, Marca e modello, Anno immatricolazione, Alimentazione, Cilindrata/kW, Regione di riferimento, Proprietario o utilizzatore, Responsabile interno, Città e Note. Le targhe sono trattate come testo, quindi conserva eventuali zeri iniziali e usa una sigla coerente per ogni veicolo.

Nel foglio Scadenze Auto il registro occupa le colonne A:L e contiene 100 righe operative predisposte, dalla riga 6 alla riga 105. Compila ID scadenza, Targa, Tipo scadenza, Descrizione, Data scadenza, Importo previsto, Fornitore/ente, Data completamento e Note. Il Tipo scadenza dispone di un elenco con Assicurazione RCA, Bollo auto, Revisione, Tagliando, Cambio pneumatici, Manutenzione straordinaria e Altro; la Targa può essere scelta dall’anagrafica del foglio Veicoli.

Non modificare manualmente Giorni residui, Stato e Veicolo associato. La colonna F usa la differenza tra Data scadenza e TODAY(), mentre la colonna G valuta prima la data di completamento, poi la presenza della data di scadenza e infine la soglia di 30 giorni. La colonna L recupera Marca e modello dall’anagrafica. Il foglio Istruzioni non è presente come scheda separata: le istruzioni operative sono riportate nel foglio Riepilogo, nelle righe 26-31. Il Riepilogo contiene anche un grafico sulle scadenze per stato.

Il modello scadenze auto Excel è adatto a chi deve coordinare veicoli, fornitori e responsabili senza trasformare ogni adempimento in una ricerca tra documenti. Il responsabile di flotta può registrare una riga per il rinnovo dell’assicurazione RCA, una per il bollo auto, una per la revisione e altre per tagliandi, pneumatici o manutenzioni straordinarie. L’ufficio amministrativo vede l’importo previsto e il fornitore o ente coinvolto; l’ufficio operativo può controllare targa, città e responsabile interno.

Nel foglio Veicoli l’anagrafica collega, per esempio, la targa AB123CD a una Fiat Panda del 2021, alimentazione benzina, 51 kW, assegnata all’Ufficio Nord di Milano. Questo dato non è solo descrittivo: quando selezioni AB123CD nel registro, la colonna Veicolo associato recupera automaticamente marca e modello. Con 12 veicoli e 8 attività annuali per ciascuno, il registro può contenere circa 96 righe operative; il file ne predispone 100, quindi lo scenario rientra nella struttura già disponibile.

Un artigiano può usare la stessa logica per distinguere il furgone impiegato nei cantieri dall’autovettura del titolare. Un responsabile acquisti può filtrare le attività per Fornitore/ente e preparare in anticipo richieste a officine, compagnie assicurative o centri revisione. La colonna Stato consente di isolare rapidamente le righe In scadenza, cioè quelle con data entro i successivi 30 giorni, mentre le attività già chiuse passano a Completata solo quando viene compilata la Data completamento.

La scelta di registrare una scadenza per riga è preferibile a una sola cella con più date: consente di associare un costo diverso a ogni attività e di sommare gli importi per categoria. Se prevedi 1.200 euro di assicurazioni, 900 euro di manutenzione e 600 euro di pneumatici, il foglio Riepilogo può mostrare il costo previsto complessivo e il dettaglio per tipo tramite SUMIF. Il dato resta una previsione interna: non sostituisce fatture, ricevute o verifiche presso l’ente competente.

Il modello è quindi utile soprattutto nel passaggio settimanale di controllo. Apri Riepilogo, osservi il numero delle scadenze entro 30 giorni, poi torni al registro e filtri la targa o il tipo interessato. Questa sequenza riduce il lavoro di confronto tra calendario e documenti, mantenendo però all’utente la responsabilità di confermare date, importi e condizioni effettive.

Il foglio non applica automaticamente aliquote, termini regionali o regole fiscali al bollo auto. La scadenza e l’importo devono essere verificati sulla posizione del veicolo presso la Regione competente e sui portali ufficiali. Nel file compare infatti un’istruzione specifica: non presumere una scadenza uniforme per tutti i veicoli. Una Fiat Panda in Lombardia e una Volkswagen Golf nel Lazio possono richiedere controlli diversi, anche se nel registro appartengono allo stesso Tipo scadenza.

Per la revisione, il riferimento operativo è l’art. 80 del Codice della strada e la periodicità ordinaria è normalmente quadriennale dalla prima immatricolazione, poi biennale dopo la prima revisione, salvo categorie e situazioni particolari. Il modello non calcola questa periodicità dall’anno di immatricolazione: devi inserire la Data scadenza verificata e indicare il centro revisioni autorizzato nel campo Fornitore/ente. Con una revisione fissata al 14 settembre 2026, il valore di Giorni residui dipende dalla data corrente restituita da TODAY(), non da un numero statico.

Per l’assicurazione RCA, il registro serve a pianificare il rinnovo della copertura e a conservare il riferimento della compagnia, ma non certifica la validità della polizza. La data da inserire deve corrispondere alla documentazione contrattuale. Per il bollo, l’importo previsto di 178,50 euro può essere riportato nel campo dedicato, ma non deve essere trattato come calcolo fiscale automatico: potenza, Regione, alimentazione, esenzioni e posizione tributaria incidono sulla verifica.

Dal punto di vista Excel, la formula della colonna G dà priorità alla Data completamento. Se J6 non è vuota, lo stato è Completata anche quando la Data scadenza è trascorsa; se manca E6, restituisce Verificare dati. La sequenza è corretta per evitare che una riga priva di data venga classificata come Pianificata. La soglia di 30 giorni è incorporata nella formula e non è un parametro modificabile in un foglio separato.

La colonna L usa VLOOKUP sulla tabella Veicoli A5:B104 e restituisce Targa non trovata quando la corrispondenza manca. Per questo devi evitare variazioni come AB-123-CD e AB123CD: la targa deve essere identica alla chiave dell’anagrafica. Il foglio Riepilogo usa COUNTIF e SUMIF, quindi una descrizione libera del tipo scadenza non alimenta correttamente il dettaglio per categoria; usa uno dei sette valori disponibili nell’elenco.

Un errore frequente è inserire la targa con spazi, trattini o caratteri aggiuntivi rispetto all’anagrafica. Se in Veicoli hai AB123CD e nel registro digiti AB-123-CD, la VLOOKUP non trova la riga e la colonna Veicolo associato mostra Targa non trovata. Il problema può sembrare estetico, ma impedisce di collegare l’attività alla marca e al modello corretti. La soluzione pratica è scegliere sempre la targa dall’elenco a discesa invece di digitarla manualmente.

Un secondo errore riguarda le date incollate come testo. Una data visualizzata come 14/09/2026 deve essere riconosciuta da Excel come valore data; se resta testo, la sottrazione in Giorni residui può produrre Verificare dati o un risultato inattendibile. Dopo un’importazione controlla il formato della cella e prova a modificare la data: se il valore non si comporta come una data, reinseriscilo con il formato previsto. Non correggere il numero risultante in colonna F, perché è una formula.

Capita anche di compilare Data completamento per ricordare una telefonata o una prenotazione, trasformando così la riga in Completata. Nel modello quel campo ha un significato preciso: indica che l’attività è stata completata. Per una prenotazione ancora da eseguire usa Note, per esempio “appuntamento confermato il 10/09”, e lascia vuota la Data completamento fino alla conclusione effettiva.

Il bollo auto genera un errore operativo diverso: copiare la data dell’anno precedente senza verificare Regione, scadenza e posizione tributaria. Una differenza di 15 giorni può produrre una riga classificata Pianificata quando il pagamento è già vicino. Il file contiene un esempio con importo previsto di 178,50 euro, ma quel numero è un dato dimostrativo e non una tariffa valida per ogni veicolo. Confronta sempre la scadenza con il portale regionale e conserva la ricevuta nelle procedure documentali aziendali.

Infine, molti responsabili leggono solo il totale del Riepilogo. Il numero complessivo può essere corretto mentre restano 3 attività Scadute e 5 In scadenza. Seleziona lo stato nel filtro di controllo B24 e verifica il conteggio restituito in C24; poi usa i filtri del registro per targa e fornitore. Su 40 righe, una singola revisione scaduta può richiedere un’azione più urgente di un costo previsto complessivo di 8.000 euro già distribuito su attività future.